如何玩转年终总结计划

摘要:对于在职人员来说,每到岁末年初都是写总结计划的时候,不要说新手头痛,就是老手也会被折磨失眠。

(本文作者:张晓彤/媒体评论人,BTV《有话就说》、CCTV12《夜线》《我是大律师》评论嘉宾;职场文学作家 《CHO首席人才官》原创首发,侵权必究)
 
对于在职人员来说,每到岁末年初都是写总结计划的时候,不要说新手头痛,就是老手也会被折磨失眠。

一方面年终事多,要突击的,要弥补的,要收尾的,要把关的,无不牵扯大量精力。
另一方面跨年期拜访频繁,年终活动多,关系要维护,人情要照顾,哪一个不参与都可能给来年工作带来副作用。

鉴于此,很多朋友诉苦,说写年终总结计划愁死个人,每年这会儿都要编呀、攒呀,头发掉一把交上去还被批评不全面、内容空洞。甚至有人抱怨,写这些瞎编的玩意儿有什么用!

这么一说,似乎写总结计划就是一件必须得做,却又并不重要的事。其实不然,写总结计划也是有方法的,不能瞪着眼睛想到哪儿写到哪儿,也不可以流水账地一个月一个月地码。更重要的是,写好总结计划,对于当年的工作是最好的呈现,对新一年的启动是最好的铺垫。

写总结计划可以有几种方式:

1.按工作内容分

你所涉及的工作模块,细分为几个部分。例如,你是部门经理。

(1)工作总结:从上年计划的完成情况,市场变化的逐月分析,到当月完成情况的同年比、循环比逐项分析,再辅助当年政策变化,经济形势对原计划完成的影响,过程中的创新、引进、借鉴等能力的运用。

(2)人员总结:人是完成工作的根本,不管你是管理者,还是普通员工。完成好本职工作,都离不开与其他人的接触。管理者要从人员计划的落实情况,人员与其贡献的对比进行分析。你的人员梯队构建思路和落实效果,骨干队伍确认,预备干部的跟踪评价,团队成员性格,每个人的工作特点等逐一分析。如果你是普通员工,这个时候要写出你与他人的配合情况,同部门的、跨部门的、企业内的、企业外的。

(3)团队建设:作为管理者,执行制度是必需的责任,部门制度执行情况,人员考勤及活动量落实分析。团队活动情况总结,团队成员成长规划与培训的结合,基本培训及实战演练总结分析,企业培训与团队自训的结合等。

自我提高:自我学习方面的知识补充,管理经验的提高,再学习的成果,全年执行力效果统计,个人日志的年度大事记……在做这部分总结时,考验着你日常工作是否培养了良好的习惯。对于一个从来不记录工作情况,不定期分析工作内容的人来说,把这部分写出实质内容,恐怕会是一项艰难的挑战。

最后,把以上总结精缩为部门成绩与问题的归纳,在写来年计划中,逐一拿出解决方案。

2.按时间顺序分

以季度为单位,再分模块逐季进行总结。以人事行政经理为例。

(1)按季度办公用品购入与发放,采购情况及支出分析,与上年同期对比,月循环对比。人事招聘公司需求与实际达成对比,人员招募数量及费用支出,与上年同期对比。人员总量变化,各部人员占比、男女占比、学历占比、管理层与员工占比、各年龄段占比、已婚未婚占比、本地外地占比(此处可根据企业需求发挥)等。按期进行的社保、工资核算、年检审核等日常事物,简略写即可,如有较大数据变化要说明。

(2)同上……至四季度。

最后,将各季度情况进行汇总,按最终情况,做出全年行政支出总额与上年对比,人员数量、薪酬、福利与上年对比。计算出公司整体的人均贡献率,业务体的人均产出率。
完成公司各级别的平行打分,或180度打分。不建议360度打分,一是太耽误时间,二是给全员造成太多压力。如一定要做,建议只对核心管理层进行。

如果想要做得更加出彩,可以将公司整体发展的成长性进行分析,如人员数量,行政成本,与企业当年发展扩大的关系进行比较等。
 
总结计划还有其他方式,如按管理条线写,最后汇总,分管部门多的人可以按分管部门写,然后再逐一按时间顺序或是工作内容排序。

以上不管运用哪种总结形式,必须与后面的计划相对应,以哪种模式写的总结,一定要以哪种形式写计划。

首先,看得人清楚明白。其次,有利于下一年年终做总结。

与此同时,什么样的总结都要用数据说话,不能用“做得很好”“做得不错”“做得有点问题”“有一点不足”“不是特别满意”之类的词语。任何一项工作,都是可以用数据来证明做得好还是不好,这样领导才能更直观地看清你上年工作的效果,下年计划的准确性。

如人员情况,可用当年人员变化量表来说明,同时与你的完成情况进行对比,立刻就能显示出你的工作数量和质量。

再有,如果你做档案管理,只要把当年接收档案情况,录入准确率统计,人员全年工作量分析表一摆上来,立刻就能看出成绩在哪儿,问题在哪儿。

这样的总结,既可以让领导满意,也真正能为自己总结今年,计划明年提供真实材料。
检查式的总结,自我表扬式的总结都是不能要的。决心书式的计划,口号式的计划也必须清除。

最后,在大家正式动笔前,再给大家一些小建议,写总结计划要注重数字,还要抓住重点。建议内容如下:

1.讲过去说未来,开头百字莫轻言

别以为开头说两句就得,能不能抓住领导的脉就看这几行字了。记住,字不要多,谈过去一年的企业概况,阐述未来一年的预期,百十字体现你用心没有。
 
2.总结概括全面,计划成功一半

总结的好计划就一定好写,不信你看。

3.关于工作情况:工作的数量对应质量,从一月到十二月,你重点做了什么,效果如何一一对应。完成计划情况,未完成的原因和问题阐述,以及来年解决方案。

(1)关于配合情况:上下衔接流程配合,抓住几个典型事件重点描述如何计划如何实施如何见成效。

(2)关于人员情况:部门人多,讲培养、讲重点人员,讲招聘与使用心得,讲文化灌输,讲人员分层情况,讲内部专业及文化建设。按年度人员数量变化,年初与年末各阶段人员成长情况描述。人少,就抓重点写,你做了哪些跟进,哪些人员一对一培养,哪些人员有进步,哪些合理流动。

(3)关于自身情况:这一年中你的成长与进步,你的工作变化与思想变化,你的学习成长,你的阅读、参训。

(4)关于问题与成绩:记住,人无完人,你不可能一年什么失误都没有,什么错误都没犯,最少你也有些判断性差错吧?要敢于总结问题,千万别把总结写成自我表扬信。

当然,问题与成绩是对应的,有问题写出来,成绩也不能忽略。

最后,不要忘记感谢一句你的公司、领导、同仁、合作部门、支持部门。

3.计划对应总结,问题对应方案

这里就要说总结好为什么就会计划好了,有一份详尽、完整、全面的总结,你的计划就已经完成大半,你要做的是按照总结顺序计划工作。

(1)根据领导对未来一年工作所布置的任务,再针对上年你的总结情况,分解你的工作任务,设计你如何达成相应数量和质量。

(2)想想你去年做到什么样,是怎么做的,那么今年如何完成任务就应该已经非常有底了。而且,你这样有理有据地写计划,领导也会比较顺利地通过。特别是完成工作中存在的困难和问题,也会因为你的上年依据清晰明确,从而获得领导的关注和帮助。

(3)配合方面你只要继续上年获得好效果的方法,明确如何改善上年中存在的问题,就可以完成这方面的计划了。

(4)人员情况与你上年的总结对应,你只要写明如何持续培养有潜力的人员,如何更加完善员工的文化意识,落实到具体的几个活动当中。同时,做好培训培养计划进程表,就是一份非常好的计划书了。

(5)关于自身方面的计划,你完全有必要把自己需要提高的地方大大方方写出来,然后期待公司给予提高的机会,例如:培训、外训等。建立自己的成长学习计划,包括但不限于读书,上培训班,报名外部课程等。或是写出需要向哪位领导请教,向哪个部门学习。

(6)针对总结中上年存在的问题,一一写出你对应的本年度解决办法,并征求领导意见。
 
看,写总结计划是不是并不难?每年写完别扔一边,第二年再写就有依据了。同时,也是现实工作中自己成长、成熟的记录。若干年后,你的总结计划不但能写得好,还会因为长期的数据及文字材料的积累,写得让人刮目相看,更形成自己的职业回顾。
作者/编辑:王小睿

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