企业社保合规的灵活性实操

摘要:我国企业的社保缴费比例较高,负担相对较重,社保问题在员工和企业之间一直存在利益的博弈。

(本文作者:刘利红,亲亲小保联合创始人,曾任和君咨询业务合伙人、华图网校运营副总、东联艺术工社执行副总 《CHO首席人才官》原创首发,侵权必究)
 
我国企业的社保缴费比例较高,负担相对较重,社保问题在员工和企业之间一直存在利益的博弈。一种情况是员工希望企业能够为自己按照规定基数及时缴纳社保,而企业在面临高额的社保负担时,则想方设法为公司降低成本;另一种情况则是由于员工期望到手的钱多一点,私下与企业协商按照最低基数缴纳社保费,企业进行违规操作。因此,这些问题也就经常成为劳资纠纷的一个焦点。

根据《中华人民共和国社会保险法》规定,境内用人单位应该依法为员工缴纳社会保险,如果企业违反,就可能构成违法违规行为。企业用工不依法缴纳社保的,员工在解除合同时,若依法向劳动仲裁部门控告用工单位,劳动仲裁部门将勒令用工单位向该员工支付其就职期间欠缴的全额社保费用,劳动监察部门也可对用工单位进行行政处罚。
从我们多年来为企业社保服务的经验中发现,企业在社保合规性方面往往都存在以下问题:

1.社保漏缴:公司在册人数与缴纳社保、公积金的人数存在或多或少的差异,企业并没有为全体员工进行参保,部分员工没有五险一金。
2.社保不缴:公司仅仅为部分核心人员缴纳,未为基层员工缴纳;为城镇员工缴纳,未为农民工缴纳;以及未为新入职员工缴纳,未为试用期员工缴纳,未为流动性比较大的员工缴纳等。


3.社保基数不合理:公司为参保人员以低于其实际收入的标准缴纳社保或未按照上一年平均工资核定基数缴纳社保,以达到少缴纳社保与公积金的目的。
 
当企业出现上述问题时,一旦发生劳资纠纷,往往面临经济补偿、赔偿乃至行政处罚,处理起来费时费力也费钱。企业在实际操作过程中,如果产生类似问题是否有切实可行的办法降低企业风险呢?笔者通过几个案例来分享一下企业社保管理过程中的实际经验。

有一位员工在本月10日入职,属于试用期,工作过程中因为自身工作能力不太符合公司的需求,公司决定月底予以辞退。这位员工不服,以入职未上社保的缘由要求企业必须将本月社保缴纳上,并给予赔偿。相信这种情况很多企业或多或少都遇到过。《劳动合同法》也有相关规定,用人单位应在成立30日内办理保险登记,应在用工之日起30日内为员工办理社保登记并缴纳社保。企业面对这种情况时要清晰了解社保的操作日期节点,如该员工10日入职,可以在当日进行增员操作,该员工离职时,可当日减员。

一般社保减员操作大多以25日为官网登陆操作的时间节点,故对试用期员工的考评最好在此日期前给出,从而确定是否参保的结论。当然,由于法律规定在员工入职30日内进行社保缴纳,企业可以举证公司的企业规章制度是严格按照法律法规规定进行实施的,如都是当月25日操作增减员。那么等同于约定俗成的操作流程是在月底,故还未替该员工进行社保缴纳操作,其便离职了。哪怕争论到仲裁时,企业胜算相对更高。企业的人力资源管理是系统工程,其中,社保操作看是简单其实操作起来需要有高度的责任感与其他工作模块高度配合的意识。

有一些企业会说我们的员工只是在试用期阶段,而企业资金又比较紧张,能否不给试用期的员工缴纳社保呢?答案当然是否定的。只要是签订了劳动合同的员工,入职30日内必须进行社保登记。不过在实际操作过程中,笔者曾遇见企业与刚入职员工沟通协调签订短期~2个月劳务协议而不是劳动合同。并承诺劳务协议终止后,再与员工签劳动合同并同时进行补缴之前两个月的社保。

这种操作是否可行,只能说凡事都需要具体问题具体分析,对于北上广深等一线城市来说,因为社保政策说买房买车不能断缴等,如果企业还是用上述这种方式与员工协商的话,员工是否能顺利入职也是一个问题。

还有一个案例,有一家企业的员工在北京工作,员工为了到手的钱多一点,希望公司不给他缴纳社会保险,并向公司提出理由,由于未来并不打算在北京长期发展,早晚都要回去养老,自己在家也是缴纳社保的。公司见该员工朴实厚道,加上侥幸心理,同时也为了让企业少缴社保费用,于是欣然与该员工签了一个社保的补助协议,每个月给这个员工多发了200元钱,说明是社保补助。但员工在最后离职后,跑到仲裁状告公司未给其入职期间缴纳社保,要求公司赔付入职半年多的社保款项。最后闹到法院,企业虽然出具了补助协议和款项支付记录,最终企业还是输掉官司,法院判决企业扣减社保已付款项外,须补齐所有社保应缴费款项。

社保是强制缴纳的,作为企业,我们必须足额及时的为入职员工缴纳社保。如果这个员工在家已经缴过社保,在北京不能再缴社保,那么入职时必须要求员工提供社保缴纳证明,同时与员工签订社保补助相关协议,公司给予一定补助的证明文件,最终才有可能避免劳资纠纷时企业出现赔偿等问题。

对于面临新三板挂牌上市的企业,有一些企业在前期多多少少都会存在各类社保不合规的问题,但材料审核时需要提供“社保合规”证明。这种合规问题又该如何去处理?
在我们实际操作的经验中可以了解到,员工因为社保问题和公司进行的利益博弈过程中,无非通过如下几个途径,先去私下协商,协商不成请求仲裁,如果仲裁还不成再走法院。

对于打算挂牌新三板的公司来说,上市过程中对于社保合规的要求是,不能有“行政处罚”,行政处罚权是在劳动监察部门,当劳动监察部门给公司出了行政处罚单,并且做过实际行政处罚的,不仅会影响到公司的持续经营,还对公司的股票发行构成实质性法律障碍,所以一旦公司出现社保合规性的相关问题,建议解决方案事先与员工协商,尽量不要被劳动监察部门,开具行政罚单。

只要未开具罚单的情况下,面对文中之前所说的社保漏缴、不缴、基数不合理等各种情况,我们一般建议,发公告时,可以先做信息披露,并有大股东兜底出具承诺函,基本上是可以解决合规这个问题。
 
对于政策,对于劳动关系,对于法律法规的理解,以及实际过程中的灵活性的操作,为我们当前的企业出了许多难题,只有当我们积累了更多的案例,积累了更多对具体事务处理的经验,才有可能帮助我们在繁琐的员工关系当中解脱出来。要想公司不因社保问题受到处罚,不会因为这些问题而导致品牌受到影响,导致员工关系不协调,这些都是有个前提条件,就是需要我们做到合法合规的去进行社保管理。
 
不过也不可避免出现如下类似的案例:有家幼儿园招聘配班老师,这位配班老师入职之后,表现并不让家长及孩子们满意,幼儿园以她在试用期不合格为由予以辞退,这位员工很“淡定”的就把这家幼儿园给告了,为什么会告呢?她的理由是本人还在哺乳期,幼儿园不能在试用期开除她,企业这时才知道该员工是哺乳期。

《中华人民共和国妇女权益保障法》第二十六条规定:任何单位不得以结婚、怀孕、产假、哺乳等为由,辞退女职工或者单方解除劳动合同。企业虽然遵照《劳动合同法》第39条规定:“三期”女职工在试用期仍需按照法律要求接受用人单位考核认定,不符合录用条件的,用人单位可以依法解除劳动合同,并不予支付经济补偿金。”的规定进行了举证,但最终还是判罚了企业给予经济补偿与赔付。
 
企业的人力资源管理是一个系统工程,对于企业有至关重要的作用,从以上案例不难看出单单一个“社保合规”的管理已经牵涉到企业管理的方方面面。社保的合规工作有很多细节要求是企业日常工作中非常容易忽略的,而这些社保违规随时可能会给企业带来各种处罚,不但增加企业额外成本,对企业的正常经营以及和谐的员工关系都是不小的影响和阻碍。如果企业在这些方面没有注意或者处理妥当,对于企业长远发展或许是个致命的打击。
 
作者/编辑:王小睿

网友评论

阅读更多 CHO评论

为您推荐

作为一本关注“人”的专业刊物,我们深刻懂得人的价值和意义。

人性管理的深刻洞见    实战案例的精彩呈现    高端视界的思想盛宴
CHO首席人才官